○大和郡山市文書取扱規程
平成8年4月1日
大和郡山市訓令甲第4号
(目的)
第1条 この規程は、別に定めるものを除き、大和郡山市における文書の取扱いの規範を示し、もってその適正化及び事務能率の向上を図ることを目的とする。
(部長、課長及び係長の職務)
第2条 部長及び課長は部下を督励して、文書事務が円滑適正に行われるよう努めなければならない。
2 係長は上司の指揮を受けて文書事務の推進に努め、その処理の円滑と迅速を期するとともに、文書が完結するまでは、その経過を明らかにしておかなければならない。
(文書管理者の設置及び職務)
第3条 課に文書管理者1人を置く。
2 文書管理者は、課内の事務を総括する課長をもって充てる。
3 文書管理者は、上司の命を受け、その課における次に掲げる事務に従事する。
(1) 回議文書の審査に関すること。
(2) 課内の文書管理について指導及び調整に関すること。
(文書主任の設置及び職務)
第4条 総務部総務課長(以下「総務課長」という。)の文書事務を補佐するため、各課(課と同等のかいを含む。以下課において同じ。)に文書主任1人を置く。
2 文書主任は、各課の庶務担当の係長とする。
3 文書主任は、上司の命を受け、その課における次に掲げる事務を総括する。
(1) 文書の収受、配布及び発送に関すること。
(2) 文書処理の促進に関すること。
(3) 文書事務の指導に関すること。
(4) 文書の整理及び保管に関すること。
(5) 文書の引継及び廃棄に関すること。
(6) その他文書事務に関し必要なこと。
4 文書主任に事故あるときは、文書管理者があらかじめ指定した職員がその事務を代行する。
(文書事務の調査及び指導)
第5条 総務課長は、各課の文書事務を随時調査し、又は報告を求め、文書事務が適正に処理されるように指導しなければならない。
(簿冊)
第6条 文書の取扱いに要する簿冊は、次のとおりとする。
(1) 総務部総務課(以下「総務課」という。)に備える簿冊
ア 親展文書収受簿(様式第1号)
イ 金券収受送達簿(様式第2号)
ウ 法規番号簿(様式第3号)
エ 公示番号簿(様式第4号)
オ 指令番号簿(様式第5号)
カ 郵便切手受払簿(様式第6号)
キ その他必要な簿冊
(2) 各課に備える簿冊
ア 文書件名簿(様式第7号)
イ 郵便発送簿(様式第8号)
ウ 郵便切手受払簿
エ 切手・はがき等申込書(様式第9号)
オ その他必要な簿冊
2 定例的に処理する同種の文書で相当数量に及ぶものについては、当該文書を管理する課の長(以下「主管課長」という。)は、総務課長の承認を得て、当該文書の管理に当たり、文書件名簿によらず別の帳票を使用することができる。
(施行文書の記号及び番号)
第7条 市自体の発議に基づいて施行する文書は、市名の頭文字「大郡」の次に主管部課かい名の頭字を記入するものとし、頭字に同一のものがあるときは、総務課長が適宜定めるものとする。番号は、記号に続けて「第 号」とする。
2 条例、規則、訓令甲、告示、議案及び指令については、大和郡山市公文例規程(平成4年5月大和郡山市訓令甲第8号)に定める記号を付け、それぞれの種別ごとに番号を記入しなければならない。
3 文書の番号は、毎年4月1日に第1号から一連番号により起こし、翌年3月31日に止める。
4 条例、規則、訓令甲、告示、議案のほか、暦年により処理する必要があると総務課長が特に認めたものの番号については、毎年1月1日に起こし、12月31日に止める。
5 文書の発信人、名あて人等と関連文書の往復等を行う必要があるときは、当該事案が完結するまで当初の文書の記号及び番号を用いるものとする。
(施行文書の日付)
第8条 施行文書には、前条に規定する記号及び番号のほか日付を付さなければならない。
2 前項の日付は、その文書を施行するため処理又は発送する年月日とする。ただし、原議において日付の決定のあった場合は、この限りでない。
(文書の発信名及びあて名)
第9条 施行文書は、市長名をもってしなければならない。ただし、次の各号に掲げる場合においては、それぞれに定める発信名を用いることができる。
(1) 軽易な事項にあっては、市役所名又は部課名
(2) 対内文書にあっては、重要事件を除き、部課長名
(3) 部外からの本市部課長あて照会その他に対する回答文書で、その内容が当該部課長限りで処理できるものにあっては、部課長名
2 あて先名は、発信者に対応するように、職名のみを用いるときは職名を、職氏名を用いるときは職氏名を記載するものとする。
(市役所に到達した文書の取扱い)
第10条 市役所に到達した文書(各課が直接受領した文書を除く。)は、総務課長が受領し、次に定めるところにより処理する。
(1) 封筒の表示等により主管課が明らかな文書は、開封しないで、主管課長に文書集配棚により配布する。
(2) 封筒の表示等により主管課が明らかでない文書は、開封し、主管課を確認して主管課長に文書集配棚により配布する。
(4) 開封した文書のうち、金券が同封されているものについては、封筒に市受付印を押し、金券の種類及び金額を記入のうえ、金券収受送達簿に必要事項を記入し、主管課に配布して受領印を受ける。
(5) 開封した文書のうち、収受の日が権利の得喪にかかわるものについては、封筒に市受付印を押し、到達日を記入して主管課長に配布する。
(6) 2以上の課に関係する文書は、最も関係の多い課長に文書集配棚により配布する。
(各課における文書の取扱い)
第11条 前条の規定により配布を受けた文書及び各課が直接受領した文書は、次に定めるところにより処理する。
(1) 文書は、親展文書その他開封を不適当と認めるものを除き、開封する。
(2) 総務課から開封して配布を受けた文書及び課において開封した文書は、速やかに、文書件名簿に必要事項を記入する。ただし、軽易なものについては、文書件名簿への記入を省略することができる。
(3) 課において開封した文書のうち、金券が同封されているものについては、前号の処理のほか、金券の種類及び金額を記録する。
(4) 課において開封した文書のうち、収受の日が権利の得喪にかかわるものについては、第2号の処理のほか、文書の余白に到達日を記入する。
(執務時間外到達文書の取扱い)
第12条 執務時間外に到達した文書は、日直員又は宿直員が受領し、総務課長に引き継がなければならない。
(親展文書)
第13条 市長又は副市長あて親展文書(職員の進退、給与その他身分に関するものを除く。)が閲覧後に回付されたときは、総務課長は直ちに第10条の例により処理しなければならない。
(文書の処理方針)
第14条 文書はすべて課長が中心となり、担任係長又は事務担任者において即日処理しなければならない。ただし、事件の性質によって即日処理がすることができない事由があるときは、上司の承認を受けなければならない。
2 施行期日の予定されるものは、決裁を受ける余裕をおいて立案し、必要な審議の機会を失わないように努めなければならない。
(起案)
第15条 すべて事案の処理は、文書による。
2 起案は、起案書(様式第11号)により平易明確に行わなければならない。
(回覧)
第16条 文書で、回覧を要するものは、文書処理カード(様式第12号)を用いて処理することができる。
(関係書類の添付)
第17条 同一案件で数回にわたり起案を重ねるものは、それが完結するまで関係書類を添えなければならない。
(対内文書の発信者名)
第18条 対内文書には、原則として職名のみを用いる。
2 対内文書には、照会その他の便宜に資するため、文書の欄外の右下に事務担当者の部課名及び氏名等を記載することとする。
(対外文書の発信者名)
第19条 庁外へ発送する文書は、市長名を用いる。ただし、事案の性質により、副市長又は市名を用い、軽易な文書については、部長名若しくは課長名又は部名若しくは課名をもってすることができる。
2 前条第2項の規定は、対外文書について準用する。
(発議文書の記帳等)
第20条 発議文書を作成した文書は、文書件名簿に必要事項を記入しなければならない。
2 事案の決裁区分は、決裁規則(昭和46年3月大和郡山市規則第7号)の定めるところによる。
3 文書の保存年限は、大和郡山市文書編さん保存規程(平成8年4月大和郡山市訓令甲第5号)の定めるところによる。
(合議)
第21条 文書の内容が他の部課に関係するものは、それぞれ関係部課に合議しなければならない。この場合において、当該関係部課との事前調整を積極的に行うとともに、報告、通知的な合議は、決裁終了後にその回議文書の回付等により行わなければならない。
(回議の方式)
第22条 回議は、すべて流れ方式によるものとする。ただし、特に臨時急施を要する回議文書、機密その他重要な回議文書は、内容を説明できる職員が持ち回りすることができる。
(合議の方式)
第23条 合議は、次の各号に定める順序により行わなければならない。
(1) 合議は、主管の部、課を最初とし、関連の深い課かいから順次他の部課に及ぼすものとする。
(2) 同一部内において他の課かいに関係のあるものは、関係主管課長の合議を経て主管課長の決裁を受ける。
(3) 他の部に関係のあるものは、主管部長の決裁を受けてから他の部に合議すること。
(合議事項の廃止)
第24条 合議事項を廃止し、又はその旨に重大な変更があったときは、主管課長からその旨を関係課長に通知しなければならない。
(処理状況の明確化)
第25条 すべて文書は、常に文書主任においてその処理状況を明らかにしておかなければならない。
(総務課長の審査)
第26条 次の各号に掲げる回議文書は、主管課長の回議を受けた、総務課長の審査を受けなければならない。
(1) 条例、規則及び訓令甲
(2) 事件議決に係る議会提出議案
(3) 例規となる通知及び告示
(4) 重要な契約
(5) その他市長の決裁及び副市長の専決を要する文書で重要又は異例なもの
(浄書及び公印)
第27条 施行文書の浄書は、主管課において行う。
2 施行文書には、第3項に定めるもののほか、大和郡山市公印規則(昭和55年3月大和郡山市規則第1号)に規定する公印を押さなければならない。
(1) 部内者に対する往復文書
(2) 軽易な文書
(3) 定例的な文書
(4) 案内状、礼状、あいさつ状等の書簡
(5) 祝辞、弔辞、その他これに類する文書
4 第2項において市長印の公印を押すものにあっては、別に定めるものを除き、すべて原議を総務課長に示し、その承認を経て押印する。
5 公印は、文書を施行する際に押印するものとする。ただし、証票、賞状等でその交付等の日時場所その他関係により事前に当該公印を押印しておくことが適当と認めるものに限り、総務課長の承認を経て、事前に押印することができる。
6 契約書、登記文書その他とじ替えを禁ずる文書には、そのとじ目に割印をしなければならない。
7 特に施行の確認を必要とする文書は原議と契印しなければならない。
(議案の取扱い)
第28条 議会の議決を要するものの原議(予算関係は除く。)については、発議の課において原議を作成して総務課に送付しなければならない。
(発送)
第29条 発送する文書は、午後3時までに各課庶務担当者が取りまとめて、郵便発送簿に所要事項を記入のうえ、総務課に送付しなければならない。
(例規の整備)
第30条 条例、規則等例規となるものの原本は、総務課において常に確実に整備保管され、かつ、職員が職務を遂行するにあたり、これらの例規類の参照が簡便であるように措置されなければならない。このために必要な取扱いについては、別に定める。
附則
1 この規程は、平成8年4月1日から施行する。
2 大和郡山市文書取扱規程(昭和36年6月大和郡山市訓令甲第19号)は、廃止する。
(大和郡山市公文例規程の一部改正)
3 大和郡山市公文例規程(平成4年5月大和郡山市訓令甲第8号)の一部を次のように改正する。
〔次のよう〕略
附則(平成8年訓令甲第7号)
1 この規程は、平成8年10月1日から施行する。
2 この規程の施行の際現に改正前のそれぞれの規程の規定に基づき作成されている起案用紙等の用紙で残部のあるものについては、改正後のそれぞれの規程の規定にかかわらず、必要な調整をして使用することができる。
附則(平成14年訓令甲第1号)
この規程は、平成14年4月1日から施行する。
附則(平成17年訓令甲第3号)
(施行期日)
1 この規程は、平成17年9月6日から施行する。
(経過措置)
2 この規程の施行の際、現に大和郡山市収入役名をもって作成されている用紙は、この規程の規定にかかわらず、当分の間、これを使用することができる。
附則(平成18年訓令甲第8号)
(施行期日)
1 この規程は、平成19年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この規程の施行の際現に改正前の規程の規定に基づき作成されている様式で残部のあるものについては、改正後のそれぞれの規程の規定にかかわらず、必要な調整をして使用することができる。
附則(平成20年訓令甲第1号)
この規程は、平成20年4月1日から施行する。
附則(平成24年訓令甲第1号)
この規程は、平成24年4月1日から施行する。
附則(平成30年訓令甲第2号)
この規程は、平成30年9月1日から施行する。
附則(令和3年訓令甲第1号)
(施行期日)
1 この規程は、令和3年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この規程の施行の際、この規程による改正前の様式第11号及び様式第12号による用紙で、現に残存するものは、所要の修正を加え、なお使用することができる。
