○大和郡山市文書編さん保存規程
平成8年4月1日
大和郡山市訓令甲第5号
(目的)
第1条 市の文書の編さん保存は、法令その他別に定めるものを除くほか、この規程の定めるところによる。
(文書)
第2条 この規程において、文書とは完結した文書及び帳票をいう。
(文書の整理等)
第3条 文書は、常に整理し、重要なものは非常災害時に際して保護に支障のないように準備しておかなければならない。
(編さん方法)
第4条 文書は事件ごとに一括し、各課において各項目別に編さんしなければならない。ただし、1事件により数項目に関連するものは、その主な方に編さんするものとする。
第5条 文書は、文書分類表により分類し、フォルダーに挟み込んだ上でボックスに収納し、当該ボックスにはボックス名、年度及び保存年限等を記入し、事務室のキャビネットの一定の位置に保管するものとする。
2 年度を超えて処理した文書は、その事案が完結した年度に編さんする。
第6条 文書の編さんは、会計年度で区分する。ただし、暦年で編さんすることが特に必要と認められるものにあっては暦年とする。
2 前条第1項の規定にかかわらず、図面等は、別に総務部総務課長(以下「総務課長」という。)が指示する方法により保管することができる。
3 電子化(紙を媒体とする文書をスキャナ等を用いて電子画像化することをいう。)された文書は、別に総務課長が指示する方法により保管することができる。
(文書の保存年限)
第7条 文書の保存年限の区分は、その重要度により、30年保存、10年保存、5年保存及び1年保存の4種とし、文書の保存区分及び保存年限は、別表に定めるとおりとする。ただし、法令その他別に保存年限の定めのあるものについては、当該保存年限とする。
3 文書の保存年限の伸縮については、その都度総務課長と協議のうえ市長の決裁を受けて行うことができる。
4 文書の完結日は、次の各号の定めるところによる。
(1) 出納に関する証拠書類 当該出納のあった日
(2) 契約に関する文書 当該契約の期間が満了する日
(3) 帳簿類 当該帳簿が閉鎖された日(加除式の帳簿から除冊されたものについては、除冊された日)
(4) その他の文書 当該文書の事案が施行された日又は完結した日
5 保存年限の計算は、文書の完結日の属する年度の翌年度始めからこれを起算する。ただし、暦年により保管するものは、その文書の完結日の属する年の翌年1月1日から起算する。
(文書の保管)
第8条 現年度及び前年度の文書は、当該文書に係る事案を担当する課(以下「主管課」という。)の事務室等内に保管するものとし、その他の保存を要する文書は、次条の手続きに従い文書庫等に保存しなければならない。
2 前項の規定にかかわらず、保存を要する文書で常時使用する文書は、引き続き事務室等内に保管することができる。ただし、その必要がなくなったときは、速やかに保存、廃棄等の処理をしなければならない。
(文書の保存)
第9条 文書庫等に保存する文書は、主管課において項目別に原則としてフォルダーに挟み込み、保存年限ごとに区分整理しなければならない。
2 区分整理の時期は、当該文書の属する年度の翌年度の始めとする。
3 区分整理した文書は、次により処理するものとする。
(1) 1年保存文書は、主管課において保存すること。
(2) 5年保存、10年保存及び30年保存の文書(以下「引継文書」という。)は、当該文書の属する年度の翌々年度の始めに、総務課長に引き継ぐこと。ただし、主管課において保存することが最も適当と認められる文書については、総務課長と協議のうえ、主管課で保存することができる。
(引継文書)
第10条 総務課長は、前条第3項第2号の規定により、引き継いだ引継文書について、その適否を検査しなければならない。
2 総務課長は、引継文書の検査を完了したときは、速やかに保存箱番号等を当該保存箱に記入して文書庫等に保存し、貸出しに供することができるように整理しておくものとする。
(保存箱)
第11条 文書庫等に保存する文書を収納した保存箱の表には、保存箱番号を明記したうえ、当該保存箱番号について、主管部課名、作成年度、保存年限等による検索を可能とするため、情報の整備を行うものとする。
(廃棄文書)
第12条 保存年限を経過した文書は、速やかに廃棄するものとする。ただし、保存年限を経過した文書で更に保存の必要があると認められるものは、総務課長と協議のうえ期間を定めて保存することができる。
2 30年保存に属する文書については、10年ごとに精査しなければならない。この場合において、文書の歴史的価値又は重要性には十分留意し、必要に応じて前任者等に確認しなければならない。
3 第1項の廃棄する文書で他人の名誉信用にかかわるもの、秘密に属するもの等は、これを焼却し、印章等他に転用のおそれあるものは、ぬりつぶし、裁断若しくは焼却しなければならない。
(借覧)
第14条 引継文書を借覧しようとするときは、総務課長の承認を受けなければならない。
2 借覧中の文書は、転貸し、又は庁外に持ち出すことはできない。ただし、やむを得ない事情のある場合は、期限を定めて許可することができる。
3 市職員でないものは、別に定める方法によらなければ、編さん及び保存文書の閲覧又は謄写をすることができない。
附則
この規程は、平成8年4月1日から施行する。
附則(平成9年訓令甲第4号)
この規程は、平成9年9月1日から施行する。
附則(平成12年訓令甲第2号)
この規程は、平成12年4月1日から施行する。
附則(令和3年訓令甲第2号)
この規程は、令和3年4月1日から施行する。
附則(令和5年訓令甲第1号)
この規程は、令和5年4月1日から施行する。
別表(第7条関係)
《大和郡山市保存年限一覧表》
区分 | 文書 |
第1種(30年) | 1 条例及び規則の制定又は改廃に関する文書 2 令達及び告示の制定又は改廃に関する文書で特に重要なもの 3 歳入歳出予算及び決算書(財政課所管のもの) 4 市議会に関する文書で重要なもの(総務課所管のもの) 5 職員の進退及び賞罰に関する文書並びに履歴書 6 叙位叙勲及び表彰に関する文書 7 市の沿革及び市史の資料となる文書で重要なもの 8 原簿、台帳、図面及び統計書等で特に重要なもの 9 市有財産の得喪及び変更に関する文書並びにこれに関する登記文書 10 市の行政区域の変更に関する文書 11 土地売買契約書等で特に重要なもの 12 前各号に定めるもののほか、11年以上保存の必要がある文書 |
第2種(10年) | 1 令達及び告示の制定又は改廃に関する文書で重要なもの 2 通知、申請、届出、報告及び進達等の文書で重要なもの 3 市議会に関する文書で比較的重要なもの 4 行政不服審査、訴訟及び和解等に関する文書で重要なもの 5 監査に関する文書 6 陳情及び請願等に関する文書 7 決算を終わった工事の契約書、設計書及び検査書 8 諮問及び答申等に関する文書 9 前各号に定めるもののほか、10年間保存の必要がある文書 |
第3種(5年) | 1 令達及び告示の制定又は改廃に関する文書で軽易なもの 2 予算の執行に関する文書 3 契約書で、第1種及び第2種に属さないもの 4 非常勤及び会計年度任用職員等の雇用に関する文書 5 照会及び回答等の文書で比較的重要なもの 6 予算、決算及び出納に関する文書で軽易なもの 7 報告及び資料等 8 出勤簿、出張命令簿、年次休暇簿、時間外勤務命令書及び復命書 9 前各号に定めるもののほか、5年間保存の必要がある文書 |
第4種(1年) | 1 通知、報告、照会及び回答等の文書で特に軽易なもの 2 軽易な資料 3 前2号に定めるもののほか、1年間保管の必要がある文書 |