○大和郡山市上下水道部文書編さん保存規程
平成8年3月15日
大和郡山市水道局管理規程第2号
(目的)
第1条 上下水道部における文書の編さん保存は、法令その他別に定めるものを除くほか、この規程の定めるところによる。
(文書)
第2条 この規程において、文書とは、完結した文書及び帳票をいう。
(文書の整理等)
第3条 文書は、常に整理し、重要なものは非常災害時に際して保護に支障のないように準備しておかなければならない。
(編さん方法)
第4条 文書は事件ごとに一括し、各課において各項目別に編さんしなければならない。ただし、1事件により数項目に関連するものは、その主な方に編さんするものとする。
第5条 文書は、編さんの都度保存文書処理票(別記様式)に必要事項を記入し、その簿冊の表紙に簿冊名、年度及び保存年限等を記入する。
2 年度を超えて処理した文書は、その事案が完結した年度に編さんする。
第6条 文書の編さんは、会計年度で区分する。ただし、暦年で編さんすることが特に必要と認められるものにあっては暦年とする。
2 簿冊の厚さは、適宜とし、分厚いものは適宜分割して編さんすることができる。
(文書の保存年限)
第7条 文書の保存年限の区分は、その重要度により、永年保存、10年保存、5年保存及び1年保存の4種とし、文書の保存区分及び保存年限は、別表に定めるとおりとする。ただし、法令その他別に保存年限の定めのあるものについては、当該保存年限とする。
2 文書の保存年限の伸縮については、その都度業務課長と協議のうえ上下水道事業の管理者(以下「管理者」という。)の決裁を受けて行うことができる。
3 保存年限の計算は、当該文書の事案の完結した日の属する年度の翌年度始めからこれを起算する。
(文書の保管)
第8条 現年度及び前年度の文書は、当該文書に係る事案を担当する課(以下「主管課」という。)の事務室等内に保管するものとし、その他の保存を要する文書は、次条の手続きに従い文書庫等に保存しなければならない。
2 前項の規定にかかわらず、保存を要する文書で常時使用する文書は、引き続き事務室等に保管することができる。ただし、その必要がなくなったときは、速やかに保存、廃棄等の処理をしなければならない。
(文書の保存)
第9条 文書庫等に保存する文書は、主管課において項目別に綴り保存年限ごとに区分整理しなければならない。
2 区分整理の時期は、当該文書の属する年度の翌年度の始めとする。
3 区分整理した文書は、主管課において保存し、その結果を記入した保存文書処理票を当該文書の属する年度の翌年度の6月30日までに業務課長へ1部提出するものとする。
(保存箱)
第10条 文書庫等に保存する文書を収納した保存箱の表には、当該文書の主管部課名、年度、保存年限等を明記したうえ、保存番号は、ブロック番号・棚番号をハイフォンでつなぎ表示するものとする。
2 保存文書は、適当な方法で虫食いの予防等をしなければならない。
(廃棄文書)
第11条 保存年限を経過した文書(1年保存文書は除く。)は、速やかに保存文書処理票に廃棄年月日を記入のうえ、主管課の長の決裁を受けて廃棄しなければならない。ただし、保存年限を経過した文書で更に保存の必要があると認められるものは、業務課長と協議のうえ期間を定めて保存することができる。
2 永年保存に属する文書で保存期間の定めのないものについては、10年ごとに精査し、保存する必要がないと認められるに至ったときは、管理者の決裁を受けて廃棄するものとする。
3 前2項の廃棄する文書で他人の名誉信用にかかわるもの、秘密に属するもの等は、これを焼却し、印章等他に転用のおそれあるものは、ぬりつぶし、裁断若しくは焼却しなければならない。
(借覧)
第12条 保存した文書を閲覧しようとするときは、主管課長の承認を受けなければならない。
2 保存した文書は、転貸し、又は部外に持ち出すことはできない。ただし、やむを得ない事情のある場合は、期限を定めて許可することができる。
3 職員でないものは、別に定める方法によらなければ、編さん及び保存文書の閲覧又は謄写をすることができない。
附則
この規程は、平成8年4月1日から施行する。
附則(平成9年水管規程第4号)
この規程は、平成9年10月1日から施行する。
附則(平成19年上下水管規程第1号)抄
(施行期日)
1 この規程は、平成19年4月1日から施行する。
(経過措置)
5 この規程の施行の際現に改正前の大和郡山市水道局契約規程の規定により契約されたものについては、なお従前の例による。
附則(平成20年上下水管規程第2号)抄
(施行期日)
1 この規程は、平成20年4月1日から施行する。
附則(平成21年上下水管規程第6号)抄
1 この規程は、平成21年4月1日から施行する。
附則(平成28年上下水管規程第2号)
この規程は、平成28年4月1日から施行する。
別表(第7条関係)
《保存年限一覧表》
区分 | 文書 |
第1種(永年) | 1 条例、規則、上下水道部管理規程等市並びに部の例規となるものの原議 2 訴願、訴訟及び審査請求等の重要なもの 3 所轄行政庁の通知、その他往復文書で重要なもの 4 任免、賞罰、その他人事に関するもの 5 各種台帳、原簿で重要なもの 6 事業計画及び実施に関する重要なもの 7 企業財産、造営物及び企業債に関するもの 8 金銭出納に関し特に後日の証明となるもの 9 前各号に定めるもののほか、永年保存の必要がある文書 |
第2種(10年) | 1 第1種に掲げるものであって永年保存する必要はないが10年保存することを必要とするもの 2 決算の認定の終わった金銭、物品に関する文書で保存の必要のあるもの 3 事業収入に関する重要なもの 4 前各号に定めるもののほか、10年間保存の必要がある文書 |
第3種(5年) | 1 往復文書、願、届出、調査統計、報告、証明書等で5年間保存の必要がある文書 |
第4種(1年) | 1 通知、報告、照会及び回答等の文書で特に軽易なもの 2 処理の終わった一時限りの願、届出及びこれに準ずるもの |
