(事務局長)

第1条　事務局長(以下「局長」という。)は、議長の命を受け局の事務を統理し、所属職員を指揮監督する。

(次長及び次長補佐)

第2条　事務局次長は、事務局長を補佐し、事務局長が欠けたときは、その職務を執り行い、事務局長に事故あるときは、その職務を代理する。

(係長等)

第3条　係長は、上司の命を受けその係に属する事務を掌理し、所属職員を指揮監督する。

(配属及び分担)

第4条　職員の配属及び事務の分担は、局長が定める。

(事務の分掌)

第5条　各係の分掌する事務の概目は、次のとおりとする。

(局長の専決事項)

第6条　次の事項は局長において専決することができる。ただし、異例に属する事項及び必要と認める事項は、議長の指揮を受けなければならない。

(文書取扱)

第7条　文書の番号は、毎年4月1日に第1号から一連番号により起こし、翌年3月31日に止め、「大郡議」の文字を冠するとともに局長専決の文書には「専決」の表示をしなければならない。

第8条　秘密文書は、その上部に「秘」の字を朱書し、紙袋等に納め機宜の取扱いをしなければならない。

第9条　収受した文書は、庶務係が次の各号によつて処理しなければならない。

第10条　電話又は口頭による照会、回答及び報告等にして重要な事項については、その要領を摘記し適当に処理しなければならない。

第11条　文書の配布を受けたときは、遅滞なく処理案を作り、合議又は回覧にしなければならない。ただし、直ちに処理し難いときはあらかじめ一定の期間を定めて局長の承認を受けなければならない。

第12条　起案文書は、係において立案し、他係に関係ある事件は、その係の合議を経て上司の決裁を受けなければならない。

第13条　起案文書は、所定の用紙を用い、次の各号によつてこれを作成し、関係書類を添えなければならない。

第14条　市議会に対する請願書、陳情書等はその要領を謄写してこれを議員に通知しなければならない。

第15条　常例により取扱う文書は、例文を設けて処理することができる。

第16条　係長は常にその係の文書処理状況を把握し、収受後3ケ月以内に完結しないものがあるときは、件名に理由を付してその都度局長に報告しなければならない。

第17条　決裁済の文書は、庶務係において決裁年月日を記入し、発送文書は浄書、校合、公印押捺の上発送し、その他のものは主務係に送付する。発送文書は、受領印を受けなければならない。ただし、郵送するものはこの限りでない。処理済文書には浄書校合の印を押し、かつ、処理年月日を記入し、主務係に送付しなければならない。

第18条　急施を要するものは適宜処理し、事後上司の決裁を受けなければならない。

第19条　完結文書は、庶務係において、これを受継ぎ相当簿冊に編綴保存しなければならない。

第20条　事務局に備品台帳を備えて、その保管整理をしなければならない。

第21条　事務局に郵便切手受払簿を備えて、その出納を明らかにしなければならない。

(公印の種類)

第22条　公印の種類、文字、寸法等は、別表に定めるところによる。

(公印の保管)

第23条　公印は、庶務係において保管する。

(公印台帳)

第24条　第22条に掲げる公印は、公印台帳(別記様式)を備え、登録しなければならない。

(公印の新調又は改刻等)

第25条　公印を新調し、改刻し、又は廃棄しようとするときは、議長の承認を受けなければならない。